雇用契約書を作成する目的と基本的な役割
雇用契約書は、会社と従業員の間で合意した雇用条件を確認するための重要な書類です。給与や勤務時間、休日、仕事内容などについて口頭だけで取り決めてしまうと、採用後に「説明された条件と違う」「そのような話は聞いていない」といった認識のずれが起こることがあります。雇用契約書を作成して条件を書面に残しておけば、会社と従業員の双方が同じ内容を確認できるため、トラブル防止につながります。
特に初めて従業員を採用する事業者の場合、どのような内容を記載すればよいかわからないこともあるでしょう。雇用契約書を作成する際は、一般的なひな形を参考にしつつ、実際の働き方や社内制度に合わせて内容を調整することが大切です。
雇用条件を明確にできる
雇用契約書には、賃金や勤務時間、勤務場所、仕事内容などを具体的に記載します。条件が明確になっていれば、従業員も自分がどのような条件で働くのか理解しやすくなります。会社側にとっても、採用時に伝えた内容を後から確認できるメリットがあります。
採用後の認識違いを防ぎやすい
採用面接では多くの内容を説明するため、口頭説明だけでは双方の記憶が曖昧になることがあります。雇用契約書を交わしておけば、契約時点の条件を確認できるため、給与や休日などをめぐる認識違いを減らしやすくなります。
雇用契約書を作成するときに記載したい内容
雇用契約書を作成する場合は、従業員が働くうえで重要となる条件を整理して記載します。正社員だけでなく、契約社員やパート、アルバイトなどについても、それぞれの雇用形態に合わせた内容を準備することが重要です。インターネット上のテンプレートを使用する方法もありますが、会社ごとに給与体系や勤務時間、休日制度などが異なるため、そのまま利用するのではなく内容を一つずつ確認しましょう。
給与や勤務時間などの労働条件
雇用契約書には、基本給や各種手当、給与の支払日、始業・終業時間、休憩時間、休日などを記載します。残業が発生する可能性がある場合や固定残業代を採用している場合などは、条件をわかりやすく整理しておくことが大切です。また、給与額だけでなく、どのような方法で計算されるのかも確認できるようにすると安心です。
仕事内容や勤務場所、契約期間
従業員が担当する仕事内容や勤務場所についても記載しておきましょう。有期雇用の場合は、契約開始日や終了日、更新に関する条件なども確認しておく必要があります。採用時点で想定している仕事内容と契約書の記載が大きく異ならないようにすることがポイントです。
雇用契約書を作成するときに注意したいポイント
雇用契約書は、一度ひな形を作ればずっと同じものを使用できるとは限りません。会社の給与制度や勤務ルールが変更された場合には、契約書の内容も見直す必要があります。古い雇用契約書をそのまま使用すると、現在の社内制度と記載内容に違いが生じる可能性があるため注意しましょう。
また、雇用契約書の内容は会社側だけが理解できればよいものではありません。従業員が読んだときにも条件がわかるよう、できるだけ具体的でわかりやすい表現を使うことが大切です。
就業規則や実際の勤務条件と一致させる
雇用契約書を作成するときは、就業規則や求人票、採用時に説明した内容との整合性を確認しましょう。例えば、休日や勤務時間、手当などの内容がそれぞれ異なっていると、入社後のトラブルにつながる可能性があります。社内制度を変更した場合は、契約書のひな形も見直す習慣をつけると安心です。
不明点を残したまま契約しない
会社側と従業員側のどちらかに疑問が残ったまま契約を進めることは避けましょう。雇用形態や給与体系が複雑な場合、専門的な判断が必要になるケースもあります。そのような場合は、社会保険労務士などの専門家に相談しながら内容を確認することも方法の一つです。
まとめ
雇用契約書の作成では、給与、勤務時間、休日、仕事内容、勤務場所、雇用期間など、働くうえで重要な条件を明確にすることが大切です。書面として残しておくことで、会社と従業員の認識を合わせやすくなり、採用後のトラブル防止にも役立ちます。テンプレートを利用する場合でも、自社の就業規則や実際の勤務条件に合わせて内容を確認しましょう。安心して雇用関係を築くためにも、雇用契約書を適切に作成し、必要に応じて定期的な見直しを行うことが重要です。