就業規則の変更が必要になる主なケース
就業規則は、会社で働く従業員が守るべきルールや労働条件をまとめた重要な書類です。一度作成すれば終わりではなく、法律の改正や社内制度の変更に合わせて、定期的に内容を確認する必要があります。古い内容を使い続けると、現在の働き方と規則が合わなくなり、従業員との認識の違いや労務トラブルにつながる可能性があります。
就業規則の変更が必要になる代表的なケースには、次のようなものがあります。
・始業時刻や終業時刻を変更するとき
・休日や休暇の制度を新設するとき
・賃金や手当のルールを変更するとき
・テレワークや副業を導入するとき
・育児や介護に関する制度を変更するとき
・服務規律や懲戒の内容を追加するとき
従業員数が増えた場合や、新しい雇用形態を採用した場合も確認が必要です。正社員用の規則だけでは、パートや契約社員の勤務条件を十分に整理できないことがあります。実際の運用と就業規則の内容が一致しているかを定期的に確認し、必要な部分を変更することが大切です。
就業規則を変更するときの基本的な流れ
就業規則の変更は、経営者や担当者が文章を書き換えるだけでは完了しません。変更内容を検討したうえで、労働者側の意見を聴き、必要に応じて労働基準監督署への届出を行います。また、変更後の内容を従業員へ周知し、いつから新しいルールを適用するのかを明確にすることも重要です。
変更案を作成して影響を確認する
最初に、どの規定をなぜ変更するのかを整理します。変更案を作成するときは、法律に反していないか、雇用契約書や賃金規程などの関連書類と矛盾していないかを確認しましょう。特定の部署や雇用形態だけに影響する内容であっても、他の従業員との公平性を考える必要があります。
労働者代表から意見を聴く
就業規則を変更するときは、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合、その労働組合から意見を聴きます。該当する労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する人から意見を聴きます。代表者は会社が一方的に指名せず、投票や挙手などの適切な方法で選ぶことが大切です。
就業規則の変更で注意したいポイント
就業規則を変更する際に特に注意したいのが、従業員にとって不利益となる変更です。賃金を減らす、手当を廃止する、休日を減らすなどの変更は、会社の判断だけで簡単に進められるものではありません。変更する必要性や内容の妥当性、従業員が受ける不利益の程度などを慎重に検討する必要があります。
変更の理由が十分に説明されないまま新しいルールを適用すると、従業員の不満や不信感につながります。制度変更の背景や目的、対象者、開始時期、経過措置などを整理し、できるだけわかりやすく説明しましょう。
また、就業規則だけを変更し、次のような関連書類を更新し忘れるケースもあります。
・雇用契約書や労働条件通知書
・賃金規程や退職金規程
・育児・介護休業規程
・テレワーク勤務規程
・社内申請書や各種マニュアル
書類ごとに内容が異なると、どのルールを優先すればよいのかわからなくなります。変更後は関連資料も確認し、社内全体で統一された運用ができる状態に整えましょう。
変更後は届出と従業員への周知を行う
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を変更した場合も、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。届出を行う際は、変更した就業規則や届出書に加え、労働者代表の意見を記載した意見書を添付します。事業場が複数ある会社では、原則として事業場ごとの状況を確認しましょう。
届出が終わった後は、変更した就業規則を従業員へ周知します。書面を一人ひとりに配布する、職場の見やすい場所へ掲示する、社内システムに掲載していつでも確認できるようにするなどの方法があります。単に保管しているだけでは、十分な周知とはいえません。
就業規則の変更は、会社の運営方法や従業員の働き方に大きく関わります。変更内容を丁寧に検討し、意見聴取、届出、周知まで順番に進めることが重要です。判断が難しい変更については、社会保険労務士や専門家へ相談し、会社と従業員の双方が納得できるルールづくりを目指しましょう。